Älskade bekräftelse-apa!

Ted talks är ofta min källa till inspiration. En av mina favoriter är min nya själsfrände, Tim Urban. Tim berättar om hur det ser ut i en förhalares huvud i hans Ted talk, ”Inside the mind of a master procrastinator”. Så galet träffande!

Deadline om en vecka – Nice, då kan jag chilla lite idag.
Deadline om fem dagar – Ingen brådis än va?
Deadline om tre dagar – Hmm… Om man kanske skulle ta och… Snart, ska bara…
Deadline i morgon – Gaaaaaaaaaaah!

Känns det igen? Jag erkänner! Många gånger fungerar det faktiskt hyfsat bra. Jag blir väldigt fokuserad när deadline är nära och får färdigt mina uppdrag i tid. Men sen kommer det till de större uppdragen. Jag har lång tid på mig och lägger upp en långsiktig plan för genomförandet. Det här kommer bli kanon! Min kunskap finns och jag vet hur jag ska gå tillväga. Perfekt, då kör vi!

Jag ska bara…

Inside the mind of a master procrastinator

Tim förklarar det så bra. I huvudet på en förhalare bor det tre små filurer som styr och ställer:

Den rationella beslutsfattaren
Bekräftelse-apan
Panikmonstret

Den rationella beslutsfattaren har koll på läget, gillar att planera och har inga problem med att ta tag i de uppgifter som kanske inte alltid är superroliga. Det händer till och med att diskning, dammsugning och såna megatråkiga småsaker faktiskt blir gjorda. Det är bäst att ta tag i saker på en gång, varför vänta? Om den rationella beslutsfattaren skulle få bestämma skulle saker och ting flyta på utan stress och panik. Men det tycker inte bekräftelse-apan låter speciellt roligt.

En vecka till deadline, det är jääättelång tid kvar! Perfekt, då kan vi hitta på något kul så länge, vi hinner! Apan gillar när livet är enkelt och roligt. Apan tar nu över, beslutsfattaren har ingenting att sätta emot, det är ingen som lyssnar ändå.

Deadline i morgon. Apan lallar fortfarande runt och lever livet. Värddjuret (jag) har under några dagar känt en överhängande ångest, hur svårt ska det vara att bara sätta igång? ”Inga problem, vi hinner”, säger apan och försöker lugna mig. ”Vi kollar bara på det här roliga Youtube-klippet med skojiga djur först…”

Nu spårar det ur, in kommer PANIKMONSTRET! Apan smiter fort iväg, livrädd, och syns inte till igen förrän allting är undanstökat. Stackars beslutsfattaren får ta rodret, tar sin långsiktiga plan och komprimerar den från sju dagar till 24 timmar. ”GO, GO, GO!” skriker panikmonstret. Full fokus i 24 timmar, precis klar innan deadline. Puh!!! Men hur bra blev resultatet?

Jo vars, det duger, men nog sjutton hade det kunnat bli bra mycket bättre. Den rationella beslutsfattaren är inte nöjd men har inget val, resultatet skickas in. Nu försvinner panikmonstret och apan vågar sig fram igen. Ny deadline om några dagar, jag ska bara…

Apan är lättlurad

Det här fungerar inte, paniken är alldeles för jobbig, även om jag har rätt mycket kul och har tid till vila mellan sessionerna. Den vilan är inte effektiv, vila och skoj samtidigt som en betungande ångest fungerar liksom inte. Så hur gör jag för att lura apan?

Apan lever på bekräftelse och skoj. Det är trist att jobba långsiktigt och behöva vänta så länge på bekräftelse, så under tiden måste vi väl få ha lite kul? Så resoneras det. Men jag lurar den lille skojaren.

Jag delar upp mina uppgifter och sätter upp många små delmål. Apan får belöning när delmålen nås. Det kan vara så enkelt som en kopp kaffe och vid större mål något riktigt roligt och uppmuntrande. Fungerar det inte att locka med delmålsbelöningar sätter jag in hot. Det kan låta hårt, men det funkar för oss. Den rationella beslutsfattaren gillar mitt sätt att lura den busiga lilla apan. ”Nej du, du får inte äta den där kanelbullen förrän du är färdig, så det så!” Hårda tag fungerar, apan är inte så tuff som det verkar. Jag får agera panikmonster när monstret inte dyker upp. NU, inte sen, där med basta!

Använd digitala system

Något som har hjälpt mig väldigt mycket för att sätta upp delmål och faktiskt hålla mig till dom är att använda mig av flera digitala system. Påminnelser, kommunikation med kund, kalender o.s.v.

Vid större projekt brukar jag sätta upp ett system som också är synligt för kunden, så att mina delmål syns. Då måste jag visa att jag uppnår målen. Det blir helt enkelt flera små deadlines istället för en jättestor. Då kommer den där bekräftelsen som apan så gärna vill ha, inte lika stor men många gånger istället. ”Vad duktig du är, jag ser att vi är på banan, tack!”

Ibland händer det att panikmonstret dyker upp för att hinna med de små delmålen också, men oftast behövs det inte. Monstret är bra att ha till hands men jag, beslutsfattaren och faktiskt även apan är glada om vi slipper skrämmas till framgång.

Det finns massor av olika bra system som kan hjälpa till med projektplanering, bl.a. dessa från Microsoft:

Microsoft Planner – Projektplanering, fungerar jättebra för grupper med gemensamma anslagstavlor och bra kommunikationsformer.
Microsoft Project – Projekt- och organisationsverktyg. Bra mallar och schemaläggningsverktyg bland mycket annat smart.
Microsoft Teams – Perfekt för arbetsgrupper och samarbeten, pratar bra med Planner.