Shadow AI = säkerhetsrisk för företag?
AI har snabbt blivit en naturlig del av arbetsdagen. Men har ni koll på vilka AI-verktyg era medarbetare faktiskt använder? När AI används utan organisationens vetskap eller godkännande kallas det Shadow AI. Ett fenomen som kan skapa både möjligheter och säkerhetsrisker för företag.
Att använda AI för att sammanfatta dokument, skriva mejl eller analysera information har blivit vardag för många medarbetare. Tekniken kan effektivisera arbetsuppgifter och frigöra värdefull tid.
Men vad händer när medarbetare börjar använda egna AI-verktyg, utan att IT-avdelningen känner till det?
Det är här Shadow AI kommer in i bilden.
Vad är Shadow AI?
Shadow AI innebär att medarbetare använder AI-verktyg i sitt arbete utan organisationens godkännande eller insyn. Det kan exempelvis handla om att en medarbetare använder ett privat konto i en AI-tjänst för att sammanfatta interna dokument, analysera kundinformation eller ta fram underlag till en presentation. Ofta finns det inga dåliga avsikter bakom användningen. Tvärtom handlar det vanligtvis om att medarbetare vill arbeta smartare, snabbare och mer effektivt. Utmaningen uppstår när organisationen inte har kontroll över vilka verktyg som används, vilken information som delas eller hur uppgifterna hanteras.
Varför uppstår Shadow AI?
Utvecklingen inom AI går snabbt och nya verktyg blir ständigt tillgängliga. Samtidigt kan det ta tid för organisationer att utvärdera tekniken, skapa riktlinjer och införa godkända lösningar. När medarbetare upptäcker verktyg som underlättar deras arbetsuppgifter är det därför inte ovanligt att de börjar använda dem på eget initiativ.
Det kan bero på flera saker:
- Behov av effektivisering: Medarbetare vill automatisera tidskrävande arbetsuppgifter.
- Brist på tydliga riktlinjer: Det är oklart vilka AI-verktyg som är tillåtna.
- Otillräckliga alternativ: Organisationen erbjuder inte verktyg som motsvarar medarbetarnas behov.
- Bristande kunskap: Medarbetare känner inte alltid till riskerna med att dela information i externa AI-tjänster.
Shadow AI är därför inte enbart en teknisk fråga. Det handlar också om organisationens arbetssätt, kunskap och förmåga att möta nya behov.
Vilka risker innebär Shadow AI för företag?
Att medarbetare använder AI är inte i sig ett säkerhetsproblem. Riskerna uppstår framför allt när tekniken används utan tillräcklig kontroll.
1. Känslig företagsinformation kan exponeras
När information matas in i en extern AI-tjänst kan den behandlas eller lagras utanför organisationens egna system. Om medarbetare delar exempelvis kunduppgifter, interna dokument eller affärskritisk information med en tjänst som inte har granskats kan det innebära en informationssäkerhetsrisk. Hur stor risken är beror bland annat på tjänstens villkor, säkerhetsinställningar och hur informationen hanteras.
2. Bristande kontroll över företagets data
Om IT-avdelningen inte vet vilka AI-verktyg som används blir det också svårare att bedöma hur företagets information skyddas. Organisationen kan exempelvis sakna insyn i var data behandlas, vilka som har tillgång till den och hur länge informationen sparas. Det försvårar arbetet med informationssäkerhet och riskhantering.
3. Utmaningar med GDPR och regelefterlevnad
När personuppgifter delas med AI-tjänster behöver organisationen säkerställa att behandlingen följer tillämpliga dataskyddsregler. Om medarbetare använder tjänster som inte har granskats kan det bli svårt att kontrollera att exempelvis GDPR-kraven uppfylls. Det är därför viktigt att veta vilka verktyg som används och vilka typer av uppgifter som får delas.
4. Felaktiga AI-svar kan påverka verksamheten
AI-genererat innehåll kan innehålla felaktigheter, även när svaren verkar trovärdiga. Om medarbetare använder AI-genererade analyser, rekommendationer eller beslutsunderlag utan att kontrollera informationen kan det leda till misstag. Därför behöver organisationen inte bara ha kontroll över vilka verktyg som används, utan också hur resultaten granskas och kvalitetssäkras.
Hur kan företag minska riskerna med Shadow AI?
Att förbjuda AI är inte nödvändigtvis lösningen. Tekniken kan skapa stora möjligheter för verksamheten, men det kräver att organisationen har kontroll över hur den används.
En bra början är att kartlägga vilka AI-verktyg medarbetarna använder och vilken information som delas. Utifrån det kan företaget ta fram tydliga riktlinjer och erbjuda godkända verktyg som möter medarbetarnas behov.
Minst lika viktigt är att utbilda medarbetarna i säker AI-användning och skapa en öppen dialog kring tekniken. På så sätt kan företaget minska riskerna utan att gå miste om möjligheterna med AI.
Gör AI till en möjlighet, inte en säkerhetsrisk
Shadow AI visar hur snabbt medarbetarnas användning av ny teknik kan utvecklas, ibland snabbare än organisationens interna processer. Men lösningen behöver inte vara att bromsa innovationen. Med rätt verktyg, tydliga riktlinjer och kunskap kan företag dra nytta av AI möjligheter och samtidigt behålla kontrollen över sin information.
Vill ni skapa bättre förutsättningar för säker AI-användning i er organisation?
Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er.
