När du går över till distansarbete finns det en del viktiga saker som håller produktiviteten uppe. Att arbeta på distans kan kännas också lite ensamt. Försök att fortsätta ”som vanligt” med regelbundna möten eller luncher för ditt team, men håll dem online, gärna med video så att fördelarna med att se varandra finns kvar. Se också till att vässa till kommunikationen, framförallt så att dina medarbetare och samarbetspartners vet när de kan nå dig.

Checklista

Situationen vi är i just nu kommer, som tur är, inte att vara för alltid. Men det nya arbetssättet är helt klart något som är här för att stanna. Vänta inte med omställningen till det digitala arbetslivet, det är nu det gäller! Lycka till och behöver du hjälp finns vi på K3 Nordic här för dig.

Nedan följer en checklista för organisationer som jobbar på distans – hämtad från Microsoft.

Komma igång

När du går över till distansarbete finns det en del viktiga vanor som bäddar för framgång.

• Anpassa arbetsplatsen

Det finns ingen anledning att oroa sig för att du inte har ett eget hemkontor. Du kan ändå arbeta hemifrån och vara produktiv. Microsoft har utformat Teams som ett virtuellt kontor som du kan ta med dig vart du än går. Även om du inte har en skrivare, fysiska filer eller en skrivbordstelefon hemma kan du hämta dokument direkt i Teams, lagra filer säkert där rätt personer har åtkomst till dem och snabbt ta del av samtal och möten. Med det sagt är det viktigt att ha en särskild arbetsplats där du kan arbeta produktivt och där andra vet att du inte vill bli störd. En avskild plats i köket, ett tyst hörn i sovrummet, ett oanvänt bord i källaren – vilken plats som helst där du kan arbeta ostört fungerar som arbetsplats. Och du behöver inte oroa dig ifall det blir rörigt under dagen. Du kan alltid använda bakgrundsoskärpa under videomöten så att dina medarbetare fokusera bara på dig.

• Kommunicera, kommunicera, kommunicera

Även om många av oss åtminstone tidvis arbetar hemifrån utgår vi ändå från det tempo och de tider som vi är vana vid från vår dagliga närvaro på kontoret.  När du arbetar helt och hållet hemifrån kan den dagliga rytmen ändras. Det här gäller särskilt dem som både arbetar hemifrån och samtidigt tar hand om barnen. Var tydlig med att kommunicera dina arbetstider till medarbetare och samarbetspartner så att de vet när de kan nå dig. I Teams kan du också ange ett statusmeddelande för att dela den här informationen proaktivt.

Gör det till en vana att förse dina medarbetare med regelbundna förloppsrapporter. Företag med fullt utvecklat distansarbete lägger tonvikt på dokumentation, eftersom det är en nyckel till att upprätthålla kommunikationen mellan grupper under distansarbete. Vi rekommenderar att du publicerar uppdateringar, insikter och användbara resurser som du hittar i olika Teams-kanaler, så att dina medarbetare kan hålla sig uppdaterade med vad du gör trots att ni inte har möjlighet att småprata i fikarummet. De kan sedan söka i kanalen efter idéer eller innehåll när de behöver det.

• Goda vanor

Utan de vanliga signalerna under arbetsdagen, som att gå och äta lunch, eller resan till och från jobbet, kan det vara svårt att avsluta arbetet. Det är inte ovanligt att distansarbetare arbetar långa perioder utan att ta en paus för att sträcka på sig, umgås eller äta en ordentlig måltid. Detta kan snabbt leda till stress och utbrändhet. Kom ihåg att din hälsa kommer i första hand. Ta dig tid att äta ordentligt, drick tillräckligt med vatten och påminn dig själv att ”stämpla ut” från distansarbetet i slutet av dagen. Med dessa vanor håller du dig inte bara frisk, de gör också att du kan arbeta mer produktivt över tid.

Hålla effektiva möten

• Dra nytta av onlinemöten

I avsaknad av ett fysiskt konferensrum kan den största utmaningen vid distansarbete vara att samla alla. När du flyttar möten till Teams ser du till att alla möten har ett alternativ för att delta virtuellt för att skapa ett konferensrum online. Uppmuntra att alla deltagare som känner sig bekväma med det att aktivera videon. Att kunna växelverka ansikte mot ansikte är till stor hjälp för att känna sammanhållning.

• Var uppmärksam och inkluderande

När möten flyttas online kan en del visuella tecken på om en medarbetare vill säga något under ett möte gå förlorade. Och överfulla konferenssamtal kan göra det svårt för personer att dela med sig av sina åsikter. Mötesorganisatören bör regelbundet pausa för att öppna för frågor och påminna deltagarna om att de kan använda möteschatten för att dela med sig av sina tankar.

• Spela in möten

Som en kompensation för färre reella möten schemalägger en del distansarbetare extra möten för att hålla sig uppdaterade med kunder, partner och medarbetare. Dubbelbokningar kan därför vara svåra att undvika. Om din organisation tillåter det kan det vara bra att spela in möten i Teams så att medarbetarna kan uppdatera sig senare. Om du inte kan delta själv kan du påminna organisatören att spela in åt dig. Den automatiskt genererade utskriften är också mycket praktisk när du ska försöka komma ihåg information som tagits upp på ett möte som du har deltagit i.

Hålla kontakten

• Kompensera för missade samtal

Det som många distansarbetare saknar mest med att inte jobba på kontoret är de informella samtalsstunderna. Småprat vid kaffemaskinen eller i fikarummet gör inte bara att vi håller kontakten utan ger oss också viktig information eller insikter som vi inte skulle fått annars. Ha för vana att prata och ta kontakt med dina medarbetare. Tänk på chattmeddelanden som ditt virtuella fikarum och sätt upp en påminnelse om att regelbundet ta kontakt med personer. Emojis, GIF-bilder och klistermärken är ett kul sätt att lätta upp chattsamtal.

• För samman arbetsgruppen

Att arbeta på distans kan kännas ensamt. Som ledare är det viktigt att du skapar möjligheter för hela arbetsgruppen att träffas virtuellt. Fortsätt som vanligt med regelbundna möten eller luncher för arbetsgruppen, men håll dem online. Använd kanalen ”Allmänt” i Teams för diskussioner som kan vara av intresse för alla. För utbyte av idéer med många deltagare kan du använda programmet Microsoft Whiteboard med en oändlig digital arbetsyta där mötesdeltagarna kan utveckla idéer och samarbeta direkt i Teams.

En rekommendation är också att gruppledarna laddar ned Power App för kriskommunikation. Det är en anpassningsbar app som du kan använda för att hålla dig själv och din arbetsgrupp informerad om allt de behöver veta under det här utbrottet.

• Ha kul!

Med alla de förändringar som följer av en övergång till distansarbete är det viktigt att främja och bibehålla arbetsgruppens moral. Det finns mycket du kan göra i Teams för att medarbetarna ska känna sig positiva och engagerade. Du kan dela nyheter och berättelser i gruppens chatt eller anordna en fototävling. En av Microsofts utbildningskunder i Kina satte upp en matlagningsutmaning för sina elever som blev mycket uppskattad.